La presupuestación se ha descrito como la piedra angular de la fundación de gestión financiera de una organización. El presupuesto sirve como un punto de referencia con el que se miden los resultados financieros y se pueden usar las desviaciones del presupuesto para guiar la toma de decisiones de la administración.

Hay una serie de errores comunes cometidos por las organizaciones que pueden reducir la eficacia de la presupuestación y que pueden impedir que la organización obtenga los máximos beneficios de esta valiosa herramienta de gestión. Existen algunas aplicaciones para realizar presupuestos fácilmente como Mint Budgeting App.

Los errores presupuestarios más comunes son:

1. El presupuesto no está contenido en el sistema de contabilidad, pero se mantiene en una hoja de cálculo de Excel. Esto crea una serie de problemas, incluyendo la dificultad de mantener las cuentas presupuestarias correctamente alineadas con las cuentas del sistema contable; El tiempo y el esfuerzo necesarios para exportar los datos del sistema contable a Excel cada mes y para formatear los informes de variación; Y el alto potencial de error debido al trabajo manual implicado.

2. El presupuesto no está adecuadamente sazonado. A menudo se crean presupuestos mensuales dividiendo el presupuesto anual por doce, en lugar de tener en cuenta las fluctuaciones estacionales normales al establecer los presupuestos mensuales. Esto a menudo resulta en explicaciones de variación que no son muy significativas, como “varianza debido a la sincronización”.

3. Las diferencias significativas con respecto al presupuesto no están claramente identificadas. La mayoría de las variaciones pueden ser relativamente pequeñas y no merecer la atención de la gerencia, y éstas pueden oscurecer las variaciones más importantes. Deberían destacarse las desviaciones que son materiales, por ejemplo aquellas que difieren más de un cierto porcentaje y / o monto en dólares del presupuesto, para llevarlas a la atención del lector.

El nivel de materialidad de la varianza puede diferir de una organización a otra y debe fijarse de manera apropiada. Es útil usar tanto un umbral porcentual como un umbral fijo en dólares para determinar el umbral de materialidad. Por ejemplo, todas las variaciones que son más del 10% y más de $ 1000 podrían considerarse materiales.

4. Las explicaciones de la varianza no identifican correctamente la causa subyacente de la varianza. Por ejemplo, en lugar de decir que “los salarios son más altos que el presupuesto debido a un mayor número de empleados de lo planeado”, podría ser más significativo explicar que “los salarios son más altos que el presupuesto debido a la contratación de empleados adicionales para satisfacer la demanda mayor de los servicios esperados”.

5. El proceso presupuestario no está claramente definido. Debe haber una política financiera que especifique quién es responsable de desarrollar el presupuesto, quién es responsable de aprobarlo y el plazo para que esto ocurra. El presupuesto debe ser desarrollado, aprobado e ingresado en el sistema contable antes del inicio del año fiscal.

Al evitar estos errores comunes, su organización debe obtener un mayor valor de los presupuestos, y en última instancia, esto permitirá a su equipo de gestión para tomar mejores decisiones y más informados.

Si necesita más información acerca de presupuestos, en los siguientes posts podrá encontrar más información: